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如何選擇外包商?避開有這10個徵兆的外包商!

作家相片: Raina ChangRaina Chang

已更新:2024年8月21日


如何選擇外包商?避開有這10個徵兆的外包商!

業務外包是現在許多公司用來提高效率和降低成本的常見策略。

從廣告圖文設計、會計財務到軟體開發,市場上有很多外包廠商提供專業且長期的服務,讓公司可以將人力資源集中在核心業務上。

 

隨著零工經濟(Gig Workers)的興起,外包廠商的選擇更多,除了一般的公司行號至外,小型工作室及個人自由工作者也以更為有競爭力的價格(物美價廉)提供了良好的服務。  


但是隨著入行門檻的降低,出現了更多不合格的外包商、外包工作者。 

以前我在品牌方工作時,也曾遇到過在初期洽談階段,就明顯感受到「這個人(公司)不可靠」的徵兆。而事後也從其他同行的經歷中驗證,我的感受是合理的。


因此,如何選擇外包商就成為一個需要深思的問題。


選擇到有問題的外包商,不僅委任的業務會開天窗,可能還有機會吃上官司。

至於要如何選擇外包商?我們用刪去法將有下面這些徵兆的廠商去除就能快速過濾了。


1. 溝通困難 

良好的溝通是雙方能合作成功的基本要素,再有技術的外包工作者,如果難以溝通的話,專案也會難以執行。如果出現下面3種狀況的話,可能更要特別注意是否合作。 


1.1 業務回覆緩慢 


如果在你提出了明確的需求詢問後,廠商隔了好幾天才回覆,可能會有兩種原因,第一是業務量太大難以負荷,第二是客戶關係管理能力不佳。  


雖然這兩個原因可能不會影響最終生產出來的結果,但可能會影響整個專案的進度,也會讓案主感到不安。

之前就合作過拍攝技巧很好,但訊息都要2天以上回覆的攝影師。

雖然最後拍出來的成品是好的,但執行專案的過程中,就會一直很緊張,怕在拍攝當天沒出現。 

所以之後還是比較偏好找能保持溝通的接案者合作。

  

1.2 不想理解你的需求 


在我遇到過的案主中,能夠完整講出自己需求的人其實不到20%,但這也是能夠理解的,畢竟很多案主就是沒有相關領域的專業才來找外包。  


合格的外包廠商不只會「執行」而已,他們會提供專業建議,協助案主將發散的需求收斂,甚至會花時間了解案主的產業,提供對案主來說最有效益的方案。 

 

以拍攝網路影音廣告來說,這個廣告的用途是放募資平台、YouTube還是社群短影音?

廣告目標是曝光還是導流?廣告產品的受眾年齡在哪? 

這些都應該是外包廠商要去理解的需求。

如果製作方向完全搞錯,那不管成品多漂亮,都沒辦法有好的效益。


難以溝通的外包商不要合作

2. 姿態放超高 

有些有點名氣的外包商在姿態上會莫名其妙放很高,對案主的問題充滿不耐煩。

會有這種態度的廠商不是規模很小就是專業度不足。 


這樣的外包商在後期合作時,很高機率會難以溝通,甚至不願意跟你做任何談判。 

對於有專業和規模度的公司來說,銷售前的客戶服務也是能展現價值的一環,就算他們拿來出來的成果再多,高傲的態度也只會毀損品牌的商譽。 


3. 缺乏專業知識 

一個外包廠商有沒有足夠的專業知識,主要可以從以下三點來判斷: 


3.1 無法提供專業見解 


提供專業見解不是只吹噓自己有多會做,而是能夠分析你的問題,判斷其中的利與弊,再引導做出最適合的選擇。 

 

3.2 對行業趨勢和技術缺乏了解 


這種情況很常發生在軟體設計上,過時的設計不僅會讓開發出來的軟體使用體驗極差,也會直接性地對案主的品牌產生打擊。 


比如一些難用到死的訂票app(我相信大家都經歷過就不明講了) 

除此之外,外包廠商若不了解現行法規,有可能使案主面臨巨額罰款和法律訴訟。 

像是資訊安全、智慧財產、稅務相關的法規......等等,觸犯這些法規罰的會超級重,真的要格外嚴謹! 

 

3.3 無法提供相關領域的成功案例 


在選擇外包廠商時,除了他們原本有的作品集之外,建議也請他們提供與你的產業相關的成功案例,如果他們有相關案例的話,更好聚焦需求。 


 一樣以廣告影片來舉例,人壽廣告的製作方向就會跟時尚廣告差異非常大,如果案主沒辦法保證自己可以講清楚自己的需求,外包商過往的成功經驗就是很好的參考。

 

4. 報價異常低廉 

雖然低價可能看起來很誘人,但異常低廉的報價時常會隱藏著三個潛在問題: 


4.1 經驗不足 


過低的報價可能意味著外包廠商缺乏經驗,無法準確估算項目所需的時間和資源,也可能低估了項目的複雜性。

 

比如在拍攝影片時,最常被忽略的成本之一就是燈光,而且這個成本一定是省不了的因為燈光器材都超級貴而且需要很多的人力操作。 


假設這名製片或攝影師的經驗不足,沒有將燈光的成本估算進去,又為了低價競爭,砍掉燈光器材的費用,那麼最後拍出來的成果,一定會跟案主原本預想的差非常多。

 

 

4.2 使用違法素材 


為了壓低成本,不合格的外包廠商可能會使用侵犯版權的資源。 

例如,在設計項目中使用盜版軟體或未經授權的圖片、音樂。 

這不僅會影響最終產品的品質,還可能為案主的公司帶來法律風險。 


4.3 有隱藏費用 


一些外包商可能會以低價吸引客戶,故意在一開始先報出一個很便宜但是沒有包進所有需求的報價,然後在專案執行的過程中再增加額外的費用。  


當然,如果一開始雙方就有說好前期先以基礎方案執行,後面有要追加服務再收錢的話當然沒有問題,但最後加項完的服務可能比其他競爭廠商還要高,那一開始的比價不就沒有意義嗎?  


這邊也奉勸案主們,不要將「價格」作為最優先的判定標準,如果只是因為便宜才選擇,最後有可能沒省到錢還賠錢

 

5. 合約或報價單不明確 

專業的外包工作應該建立在清晰的合約基礎之上,如果一個外包廠商不願意提供詳細的書面協議,或者合約中存在下面的問題,那也不能給過。 


  • 交付時間表模糊不清 

  • 服務項目及價格不明確 

  • 不清楚知識產權的使用規範 

6. 危機處理能力差 

每一次的專案都可能發生預想不到的問題,比起撇清責任,能「解決問題」,提出替代方案或是設法將損失降到最小的外包商,更值得合作。


如果是還沒合作過的外包商,也可以在合作前就先問看看在案件執行中出現問題時,他們會怎麼解決。

很多問題對於外包商來說,不收錢就可以了事,但對於案主、品牌方來說,可能會造成非常嚴重的商譽損失。


7. 沒有風險管理意識 

能夠做好危機處理的廠商當然是好的,但是傷害發生前能夠提早預防,是更重要的。

風險管理意識也就是能「預防問題」的能力。


專業的外包廠商應該要能夠識別潛在的項目風險並提出相應的預防和應對措施。 

如果一個廠商從來不主動討論潛在風險,或者都沒有準備原計劃以外的應對方案,那代表他們的經驗不足。


8. 過度畫大餅 

對於那些過度承諾或誇大其詞的外包廠商一定要提高警覺。 

如果一個廠商聲稱可以在極短時間內完成複雜的項目,或保證能夠達到不切實際的結果,那麼一定有鬼。  


一個真正專業的廠商,會跟你說實話,能做就能做,不能做就換其他方式做。 

重點是要能確保他給予的承諾和他做出來的成果是相符的。 


好的外包商要能確保給予的承諾和成果是相符的

9. 合作彈性低 

在執行專案的過程中,突然出現報價單上沒有的需求很正常,通常在合理的情況下,外包廠商應該要能做出適度的調整。 


比如說約定好開案後三天內要提供廠商需要使用的素材,但是案主可能在第五天才給齊,正常的廠商不會把專案排程故意往後延期,因為他們通常都會抓緩衝時間。 


當然,廠商沒有義務要答應合約以外的需求,所以案主自己要照著合約上約定的事項來走,也要有心理準備,多出來的需求可能都需要再加價。  


但如果外包廠商在任何事情上踩線都踩得很死的話,也可能降低專案執行的順暢度。 


10. 缺乏長期合作視角 

選擇外包廠商時,選擇能夠長期合作的廠商,對公司本身來說是比較好的。 

這就像我們也會希望新進員工能夠在公司裡待越久越好,因為對方更瞭解我們的業務,在溝通上也會順暢許多。 


不過外包供應商也要展現他想長期合作的意願,例如: 


  • 是否有意願去了解案主公司未來的發展 

  • 是否能在合理範圍內提供諮詢服務  

  • 是否有做後續的客戶經營 

 

如何選擇外包商? 

選擇合適的外包廠商能成為創業成功的捷徑,所以一定要謹慎避開不合格的外包廠商,找到真正能夠為你的業務帶來價值的合作夥伴。 


然後永遠要記得,好的外包關係應該建立在專業能力、誠信、良好溝通和共同發展的基礎之上。

在選擇外包廠商時,不要只靠價格來衡量,更重要的是全面考慮他們的經驗、專業性、合作態度和長期發展潛力。 

 

 

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